Henkilötietojen käsittely

Henkilötietojen käsittely

Kerätyt tiedot säilytetään hotellin tietojärjestelmissä jotka ovat salattuja ja salasanoin suojattuja. Näihin on pääsy ainoastaan valtuutetuilla henkilöillä. Esimerkiksi siis hotellin keittiön kokki ei voi katsella hotellivieraan osoitetietoja tms. Hotellivieraan vastuulla on lainsäädännön nojalla antaa matkustusilmoitukseen oikeat tiedot. Hotelli tallentaa tiedot omaan järjestelmäänsä edellämainituin tiedoin. Hotelliasiakkaan sisäänkirjautumisprosessista (ns. Check In) joka tapahtuu hotellin tablet-tietokoneella tallentuu tiedot hotellin järjestelmään.

Henkilötietojen keräys

Hotelli kerää henkilötietoja ensisijaisesti lakisääteisen matkustusilmoituksen vaatimuksesta. Matkustusilmoituksessa kerätään seuraavat tiedot: Majoittujan etunimi, sukunimi, osoite, syntymäaika, henkilötunnuksen loppuosa ( ulkomaalaisten osalta passin numero), sähköposti, puhelinnumero ja valokuva. Majoittujan lisäksi kerätään etunimi, sukunimi ja syntymäaika ja henkilötunnuksen loppuosa majoittujan kanssa samassa huoneessa majoittuvilta.

Hotellissa on myös hotellimajoituksen lisäksi mm. sauna- ja kokoustilan vuokraustoimintaa joihin liittyen kerätään varaustietoja varaajista. Varaajan ollessa yksityishenkilö, pidämme oikeuden kerätä em. mainitut tiedot. Yrityksen tai yhdistyksen ollessa varaajaana kerätään näiden vuokraus- ja maksuvalmiuskelpoisuutta varmistaaksemme yrityksen perustiedot.

Hotelli pitää itsellään oikeuden tarkistaa vuokraajan maksu- ja luottokelpoisuuden asiakastietorekisteristä aina jos on syytä epäillä varaajan maksuvalmiutta. Etukäteen maksetuista varauksista ei tehdä em. tarkastusta. Näitä edellä mainittuja maksu- ja luottokelpoisuuden asiakastietoja ei tallenneta Hotellin järjestelmiin.

Kuka käsittelee henkilötietojasi

Hotellin henkilökunnalla joka työskentelee vastaanottossa tai vastaavissa työtehtävissä ja tietojen käsittely on välttämätöntä työnsuorittamisessa on pääsy hotelliasiakkaiden asiakasrekisteriin. Hotellin työntekijöiden lisäksi tietoihin on tarvittaessa pääsy palveluatarjoavilla yritysten henkilöille jotka mahdollisten tuki- tai ylläpitotöihin rinnastettavissa tapauksissa joutuvat käymään läpi ohjelmistoja. Hotelliasiakkaiden tietojen selaus tapahtuu aina niin että hotellin työntekijä on kuitenkin läsnä ja voi varmistaa että tietoja ei voida kopioida tai väärin käyttää. 

Tietojen säilytys

Tietoja säilytetään lain vaatima 12 kuukauden määräaika jonka jälkeen tiedot poistetaan järjestelmästä mikäli asiakas ei esimerkiksi kanta-asiakkuuden tai muun vastaavan syyn takia halua tietojaan säilyttetävän järjestelmissä. Hotellissa on muutama tietojärjestelmä joissa eri tietoja. Tietoja on hajautettu eri palveluntarjoajien palveluihin kuten ( Hotellinx Hotellijärjestelmä, Finlandia Hotellin Kanta-asiakasjärjestelmä, Check-In sovellus ).

Tietojen tarkastus

Asiakkaalla on oikeus omien tietojensa tarkistuttamiseen näin halutessaan. Jätä pyyntö tietojen tarkistuksesta parkhotel@park.fi mikäli haluat tarkistuttaa tietosi. Tietopyyntöjen vasteaika voi olla 2-14 päivää. Asiakkaan tietoja ei voida luovuttaa kuitenkaan ellei asiakkaan henkilöllisyyttä saada varmistettua ennen tietopyyntöä.

Lisätty parkhotel.fi sivulle 10. Tammikuuta 2025.